「忙しい」が口癖の事業主へ。AIに業務フローを読ませてボトルネックを探そう
※本記事はプロモーションを含みます
あなたがやらなくていい仕事はどれ？AIによる業務仕分け術
こんにちは、Liflowの石丸博光です。
毎日、目の前の仕事に追われて「忙しい」と口癖のように言っていませんか？
私は約20年にわたり個人事業主として、飲食店の起業や家業の経営再建に携わってきました 。
その経験の中で、痛感していたのは「時間は最も貴重な資源である」ということです。
特に、自動車部品加工業時代は、現場作業から親会社との折衝、さらには経理業務までをほぼ一人でこなしていました 。
あの頃の私に今の生成AIツールがあったら、どれほど楽ができただろうか…と本気で思います。
今日は、そんな「一人ですべてを抱え込みがちな事業主」の皆さんへ、私が保有する「生成AIパスポート」の知識と、現場での「カイゼン」経験を組み合わせた、「AIに業務のボトルネックを見つけてもらう方法」をお伝えします。
■ なぜ「忙しい」のか？可視化できていない恐怖
多くの経営者が忙しい理由は、単純に仕事量が多いからだけではありません。
「どの作業が利益を生み出し、どの作業がただの『作業』なのか」が整理されていないことが最大の原因です。
私は営業時代、データとロジックに基づいた提案で売上をアップさせました。
また、下請工場の経営では「最小コスト・最大売上」を念頭に、手作業の機械化や経理業務の効率化を進めました 。
これらに共通するのは「現状の可視化」と「ロジックによる判断」です。
これを、今は生成AIが瞬時にやってくれるのです。
■ AIに「業務の棚卸し」をさせる3ステップ
具体的に、ChatGPTやGeminiなどの生成AIを使って、あなたの業務を仕分けする方法をご紹介します。
【ステップ①：業務を箇条書きでリストアップ】
まず、昨日一日やったことをすべて書き出してください。
「メール返信」「請求書作成」「SNS投稿」「顧客訪問」「備品発注」…どんな些細なことでも構いません。
【ステップ②：AIにプロンプト（指示）を投げる】
書き出したリストをAIに入力し、以下のように指示します。
私は個人事業主です。
以下の業務リストから、
・売上に直結する『コア業務』
・自動化・外注化すべき『ノンコア業務』
・やめるべき『無駄な業務』
に分類し、ボトルネックとなっている箇所と改善案を指摘してください。
#業務リスト
[ ここに業務リストを添付 ]
【ステップ③：AIのフィードバックを客観視する】
AIは感情抜きでズバッと指摘してくれます。
「この請求書作成作業は、会計ソフトの自動機能を使いましょう」
「この定型メールはAIでテンプレート化できます」
といった具合です。
私は自動車部品加工業時代、商工会議所のアドバイスを受けて会計ソフトを導入し、劇的な業務改善につなげました 。
今なら、AIがその「アドバイザー」の役割を果たしてくれます。
3. 「あなたがやらなくていい仕事」を手放す勇気
AIに業務を読ませると、驚くほど多くの「自分がやらなくていい仕事」が見つかります。
例えば、ITのプロでさえ、すべてのツールを使いこなすのは大変な時代です。
しかし、AIに「私の今の状況に最適なツールは？」と聞けば、膨大な情報からベストな解を提案してくれます。
かつて私が飲食店経営でSWOT分析を行い、差別化戦略を立てたように 、AIは、あなたが、あなたのビジネスの「強み」に時間を割けるよう、不要な荷物を降ろす手伝いをしてくれるのです。
■ まとめ：AIはあなたの「参謀」です
「忙しい」から脱却するためには、自分がプレイヤーであると同時に、冷静なマネージャーである必要があります。
生成AIは、孤独な個人事業主にとって、24時間働いてくれる優秀な「参謀」になり得ます。
まずは1日の業務をAIに投げかけてみてください。
そこから生まれる時間は、必ずやあなたのビジネスを次のステージ（売上・利益アップ）へと押し上げてくれるはずです。
■ 最後に
本文でも触れましたが、私が、商工会議所のアドバイスを受けて導入し、劇的な業務改善につながった会計ソフト（やよいの青色申告）を紹介しておきます。
現在、「やよいの青色申告 オンライン」（個人事業主向け）は初年度0円キャンペーンも実施しているみたいなので、一度試しみてはいかがでしょうか。
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